Aucune collectivité ne peut fonctionner sans consacrer un budget au personnel, créer des emplois et organiser ses services.
La construction de l’architecture RH de la collectivité est une compétence de l’assemblée délibérante qui entérine les propositions de l’exécutif. Elle traduit la manière dont la collectivité a décidé d’exercer ses missions de service public obligatoires et facultatives.
En effet, elle peut faire le choix de les exercer en direct, de les externaliser ou de les mutualiser avec une autre collectivité ou un autre établissement public.
La création et la suppression de poste
La liberté de création et de suppression des emplois dont disposent les organes délibérants des collectivités territoriales est la conséquence directe du principe constitutionnel de libre administration.
La création d’un emploi résulte obligatoirement d’un besoin de la collectivité. Elle doit répondre à un intérêt public ou à une meilleure organisation du service. La création d’un emploi doit cependant s’exercer dans le respect des prescriptions légales et réglementaires s’imposant aux collectivités territoriales (seuils démographiques (certains emplois ne peuvent être créés que dans des collectivités dont la population excède un certain nombre d’habitants), nature du service, intervention de la décision d’une autorité qui s’impose à la collectivité, …)
Les employeurs territoriaux ont la possibilité de supprimer des emplois, dans la limite d’un cadre juridique relatif au motif et à la procédure de suppression. Quelle que soit la nature de l’emploi et la situation statutaire de l’agent qui l’occupe, toute suppression d’emploi doit être fondée sur l’intérêt du service.
Le tableau des effectifs
Le tableau des emplois (ou des effectifs) est un outil incontournable de la gestion du personnel. Il concerne les emplois de fonctionnaires stagiaires et titulaires et les emplois de contractuels de droit public.
Toute collectivité a l’obligation de joindre chaque année au budget primitif et au compte administratif votés par l’assemblée délibérante, un état de l’effectif du personnel.
Le tableau des effectifs constitue la liste des emplois ouverts budgétairement pourvus ou non, classés par filières, cadres d’emplois et grades et distingués par une durée hebdomadaire de travail déterminée en fonction des besoins du service.
L’organigramme
Un organigramme est le schéma des relations hiérarchiques et fonctionnelles d’une organisation.
L’organigramme est donc une image figée qui permet de voir d’un seul coup d’œil le rôle de chacun.
Il est voué à changer et doit être mis à jour régulièrement.
L’organigramme est utile pour présenter en interne (aux agents) comme en externe (partenaires, administrés) l’organisation de votre structure.
La fiche de poste
Une fiche de poste décrit, pour un emploi donné, un ensemble de situations de travail individuelles occupées par une personne à un moment donné.
Si la fiche de poste est bien définie, elle peut présenter l’intérêt d’être à la fois un outil de gestion et de prévision des ressources humaines et un document contractuel entre un agent, qui sait ce qui est attendu de lui sur son poste, et son supérieur hiérarchique direct, qui sait ce qu’il peut attendre de son agent.
Utile pour de nombreux acteurs (agent, direction des ressources humaines, médecin de prévention, direction générale, élus…), elle est le premier pas vers une réelle gestion des ressources humaines.